Apesar de existirem outros fatores envolvidos, o aspecto mais básico do controle financeiro de uma empresa é a relação entre contas a pagar e contas a receber. A primeira, contas a pagar, diz respeito ao pagamento de dívidas adquiridas pela empresa, como, por exemplo, o aluguel do estabelecimento, salários de funcionários e compra de novos equipamentos, enquanto que o segundo, contas a receber, se trata do dinheiro a ser recebido das vendas de produtos ou serviços prestados a um cliente pela empresa.
Mesmo que pareça mais agradável tratar do dinheiro que entra na empresa do que daquele que sai, organizar processos de cobrança pode gerar dúvidas e inseguranças em grande parte dos empreendedores, sobretudo naqueles que acabaram de começar um novo negócio. O primeiro passo que estes empreendedores precisam ter em mente é que o processo de cobrança é algo necessário e que não deve existir de maneira alguma qualquer constrangimento em fazê-lo, afinal de contas, assim como é dever da empresa vender o produto ou prestar o serviço como acordado, é dever do cliente realizar o pagamento no prazo estipulado.
A melhor maneira de ter controle destes pagamentos é desenvolver métodos de gestão como a elaboração de planilhas com os dados de cada cliente, venda, preço, prazo e forma de pagamento. Estas planilhas devem ser acompanhadas e atualizadas diariamente de acordo com mudanças no status do pagamento, cabendo à empresa entrar em contato com clientes inadimplentes e cobrar uma posição quanto ao pagamento da dívida.
Casos de inadimplência podem acontecer por diversos motivos, deste uma dificuldade financeira enfrentada pelo cliente até mesmo casos de má fé onde o inadimplente tenta tirar vantagem do empreendedor e consumir um produto ou serviço sem pagar. Ao entrar em contatos com estes clientes, o responsável pelo processo de cobrança deve ter tato e gerenciar a situação da melhor maneira possível, renegociando dívidas ou, quando necessário, acionando as medidas legais cabíveis para proteger a empresa de possíveis “calotes”.
Utilizar sistemas de gestão empresarial para aperfeiçoar os processos de cobrança é uma alternativa procurada por muitas empresas. Este tipo de sistema, como é o caso do ERP Cloud Betalabs, integra informações de diversos setores do negócio, permitindo a atualização do status de vendas, bem como do fluxo financeiro em tempo real, além de auxiliar o gestor financeiro a visualizar com maior clareza a situação da empresa e quais clientes requerem atenção quanto ao pagamento de suas dívidas.
